Wie organisiert man die Instandhaltung wieder-verwendbarer Behälter?

Jeder von uns kennt und verwendet regelmässig dieses «Sterilbarrieresystem, das für die wiederholte Verwendung ausgelegt ist».1

Jeder Anwender weiss um die vor jeder Verwendung durchzuführenden Kontrollen, denn «vor der Sterilisation muss bei jedem wiederverwendbaren Behälter eine Sicht- und Funktionskontrolle gemäss den Empfehlungen des Herstellers erfolgen.»2

Der Hersteller muss nicht nur die Routinekontrollen angeben, sondern auch die Art und Häufigkeit der Instandhaltung. «Den … Sterilbarrieresystemen, …, beizulegende Informationen können, ohne jedoch darauf beschränkt zu sein, Folgendes umfassen: für wiederverwendbare Materialien und/oder wiederverwendbare vorgefertigte Sterilbarrieresysteme: Gebrauchsanweisungen mit Angabe der Häufigkeit und Art der Instandhaltung, Wäsche und/oder Reinigung, Sterilisation und Prüfung auf Schäden oder Verschleiß»3

Die Gute Praxis erklärt zudem, dass: «Alle Ausrüstungen müssen gemäss Wartungsplan in Stand gehalten und die Nachweise dazu dokumentiert werden4

«Ein Plan für die Instandhaltung der Behälter muss mindestens gemäss den Empfehlungen des Herstellers erstellt und umgesetzt werden. Jeder Ersatz von Einzelteilen muss aufgezeichnet werden. Alle dazugehörigen Dokumente sind aufzubewahren5

Die Instandhaltung von wiederverwendbaren Behältern ist nicht nur eine Anforderung der Guten Praxis, sondern sollte fester Bestandteil der Qualitätssicherung einer ZSVA/AEMP sein. Das Prozedere ist heikel sowie relativ kostspielig und setzt für die Einführung viel Energie und ausreichend Personal voraus. Doch haben wir die Wahl? Nein.

Normalerweise wird diese Instandhaltung alle zwei Jahre durchgeführt. Je nach Betriebsstruktur und Behälterrotation kann sie aber auch alle drei oder gar vier Jahre erfolgen. Die Lebensdauer der Dichtung eines wiederverwendbaren Behälters wird auf vier Jahre geschätzt.

Um eine solche Instandsetzung unter bestmöglichen Bedingungen durchzuführen, braucht es VORBEREITUNG, PLANUNG, ANKÜNDIGUNG, ORGANISATION.

1. Vorbereitung

Aus wie vielen Behältern besteht mein Behälterpark und auf wie viele Standorte sind sie verteilt: Anzahl OPS, Pflegeeinheiten (Notaufnahme, interventionelle Radiologie etc.). Es ist wichtig, eine immer aktuelle und präzise Liste der Behälter pro Standort zu führen. Rückverfolgbarkeits-Software-Programme sind dabei sehr nützlich.

Es gilt mit dem Behälterherstellern Kontakt aufzunehmen, um herauszufinden, ob er diese Instandhaltung selbst ausführt oder sich an eine Drittfirma wendet.

Die Anzahl in Stand zu haltender Behälter wird ihm übermittelt, damit er die benötige Anzahl Tage für das Durchführen plus eine Marge (mindestens einen Tag mehr) festlegen kann. Diese Anzahl Tage berücksichtigt das Datum der letzten Instandhaltung: vor zwei Jahren oder mehr? Wurde die Instandhaltung seit vier Jahren oder mehr nicht mehr gemacht, ist die Anzahl der für die Instandhaltung benötigen Tage höher und somit die Dauer der Instandhaltungsarbeiten länger.

Selbstverständlich bitte man um eine Offerte. Dies hängt von der geografischen Distanz zwischen Gesundheitseinrichtung und Instandhalter (Anfahrtszeit, eventuelle Hotelübernachtungen), von der Anzahl zu wartender Behälter sowie von der dafür benötigten Zeit ab.

Aus genau diesem Grund ist eine Vorbereitung der ZSVA/AEMP so wichtig. So kann alles vorbereitet werden und der Techniker steht nicht tatenlos rum, denn auch ein arbeitsloser Techniker kostet!

Es gilt folglich den Transport der zu wartenden Behälter bis in die ZSVA/AEMP gut zu planen und dort die Behälter speditiv zu bearbeiten, d.h. Auspacken vor der Instandsetzung sowie Wiederaufbereitung danach, um möglichst wenig Zeit zu verlieren. Man muss auch beachten wie viele Sterilisatoren zur Verfügung stehen, denn bestimmte Behälter (bspw. für Kaiserschnitt) können nur dann in Stand gesetzt werden, wenn ein anderer identischer Behälter wieder steril im OPS vor Ort parat ist.

Mit einer guten Organisation können pro Tag 120 bis 150 Behälter in Stand gesetzt werden. Bei geschlossenem OPS liegt die Obergrenze bei 250 am Tag. Ist die letzte Instandsetzung jedoch lange her ((≥ 4 Jahre), ist auch die benötigte Zeit länger, da viele Dichtungen gewechselt werden müssen. Bedenken Sie, dass Spezialsets mehr Zeit ins Anspruch nehmen, da es einer guten Absprache mit dem OPS bedarf.

Nach abgeschlossener Instandsetzung fehlen ausserdem oft ein oder zwei Behälter, die erst deutlich später mysteriös wieder auftauchen.

Die Wartungsdauer hängt folglich nicht nur von der Anzahl Behälter, sondern auch von der Organisation des Betriebs ab.

All diese Elemente haben eine Auswirkung auf den Preis der Instandsetzung.

Diese Kosten sind selbstverständlich noch höher, wenn sie die Wartung am Wochenende durchführen.

Die Wartung eines Behälters kostet im Schnitt CHF 12.-/Jahr.

Bestimmte Hersteller bieten Wartungsverträge für Behälter an. Neben dem Vorteil einer gleichmässigeren Kostenverteilung dank der jährlichen Bezahlung dient dieser Vertrag auch gleichzeitig als Nachweis für die Instandhaltung der Ausrüstung wie in der Norm SN EN ISO 11607-1:2019 gefordert.

2. Planung

Der «ideale» Zeitpunkt für die Wartung der Behälter ist selbstverständlich während der kompletten Schliessung des OPS, was in vielen Gesundheitseinrichtungen jedoch unvorstellbar ist. Man sollte sich aber dennoch nach weniger ausgelasteten Daten erkundigen: bspw. ein Orthopädie-Kongress, denn dieses Fachgebiet braucht am meisten Behälter.

Ausserdem müssen sie unbedingt die Verfügbarkeit der Wartungsspezialisten überprüfen, denn Ihre Einrichtung wird nicht die einzige sein, die diesen Slot nutzen möchte.

Weiter zu überprüfen ist, ob Humanressourcen in Ihrer ZSVA/AEMP verfügbar sind, weshalb sie die Instandhaltung nicht in die Ferienzeit legen sollten.

Eine gute Zusammenarbeit mit dem Wartungsanbieter ist die beste Garantie für eine reibungslose Instandsetzung.

3. Ankündigung

Das Instandsetzungsdatum wird folglich mehrere Monate im Voraus geplant und allen betroffenen Dienststellen schriftlich angekündigt.

Die mit der Personalplanung in der ZSVA/AEMP beauftragte Person muss ebenfalls frühzeitig informiert werden, um für diese Instandsetzungstage mehr Personal als üblich einzuplanen.

Dem Instandhalter ist eine komplette und aktuelle Liste aller Behälter zu übermitteln. Vielleicht bittet man Sie auch um ein Foto Ihres Rückverfolgbarkeitssystems (Strichcode, Datamatrix etc.), damit der Techniker die Instand gesetzten Behälter direkt scannen und somit bei der Speicherung der durchgeführten Kontrollen und eventuell ausgeführten Reparaturen möglichst wenig Fehler passieren können.

4. Organisation
2 Tage vor D-Day

Beim Instandhalter erneut die Bestätigung einholen, dass die Instandsetzung für den gewünschten Tag vorgesehen ist.

Alle betroffenen Dienststellen nochmals an das Datum der Instandsetzung erinnern.

Es ist vorab sicher zu stellen, dass genügend Personal für ein reibungsloses Durchführen der Wartung ohne verzögerte Verfügbarkeiten der Behälter für die Anwender vorhanden ist.

1 Tag vor D-Day

Für den Techniker muss ein Arbeitsplatz eingerichtet werden, an dem er den Prozessablauf nicht stört. Wenn möglich sollte dieser Arbeitsplatz ausreichend gross sein, um dort Tisch(e), Stuhl/Stühle sowie das von ihm benötigte Arbeitsmaterial platzieren zu können.

In der Nähe des Technikers ist ein Ort für die Lagerung der ankommenden Behälter sowie das Auspacken der Siebe vorzusehen: Wagen … und Mülleimer.

Ausreichend Platz muss auch für die Reinigung der Instand gesetzten Behälter sowie das erneute Zusammenstellen der Siebe mit den benötigten Verbrauchsgütern eingeplant werden.

Um am D-Day Zeit zu sparen, sollte in Absprache mit den betroffenen Dienststellen auch eingeplant werden, die verfügbaren und unkritischen Behälter bereits am Vorabend oder zumindest früh am Tag der Wartung anliefern zu lassen.

D-Day

Ist für den Techniker alles parat?

Sind die für die Wartung geplanten Arbeitsplätze einsatzbereit?

Sind alle in der Dienststelle anwesenden Personen über die geplante Instandsetzung informiert?

Eine vorher ausgewählte Person überwacht den Prozess. Sie ist mit den Dienststellen in Kontakt und entscheidet über Prioritäten je nach Bedürfnissen dieser Abteilungen. Sie leitet den Transport der Behälter je nach Vorankommen des Technikers, um einen eventuellen Leerlauf zu vermeiden. Sie stellt auch sicher, dass der mit der Sterilisation beauftragte Mitarbeitende über die Prioritäten des Rücktransports des Sterilguts in die Dienststellen informiert ist und diese einhält.

Eine andere Person trägt in einer eigenen Liste die eintreffenden und in Stand zu setzenden Behälter ein, packt diese aus, identifiziert die Instrumente eines Siebs, damit diese auch nach der Instandsetzung korrekt neu zusammengestellt und in den richtigen Behälter verpackt werden.

Eine dritte Person nimmt die Instand gesetzten Behälter entgegen und reinigt diese. In den meisten Fällen ist ein Reinigen im RDG aller gewarteten Behälter nicht möglich. Die sorgfältige Reinigung mit einem mit Desinfektionsmittel getränkten Tuch ist dann eine geeignete Lösung. Der gewartete Behälter wird mithilfe eines gut sichtbaren Erkennungsmerkmals, z.B. ein am Behältergriff befestigtes colson®-Etikett gekennzeichnet. Das dazugehörige OP-Set wird für die Wiederaufbereitung in den Behälter gelegt.

Instandsetzung: Die Behälter sind gemäss den vom Behälterhersteller vorgegebenen Kriterien zu kontrollieren. Diese Kontrollkriterien stimmen normalerweise mit den vor jeder neuen Verwendung empfohlenen Kontrollen überein. Eine eventuelle Reparatur wird sofort ausgeführt.

  • Sorgfältige Kontrolle der Dichtungen und Austausch, wenn nötig
  • Deckelkontrolle: keine Verformung
  • Kammerkontrolle: keine Schockbeschädigungen
  • Passkontrolle Kammer-Deckel
  • Filterträgerkontrolle: absolut flach und passgenau im Deckel eingebettet
  • Kontrolle Schliessmechanismus und Schmierung der Scharniere

Anhand der vorher übermittelten Liste erstellen die Techniker eine Tabelle mit den kontrollierten Behältern, den ausgeführten Massnahmen sowie den ausgewechselten Teilen.

Es ist wichtig, dass die Liste der Techniker mit der aktuell an dem Tag erstellten Liste der in Stand zu setzenden Behälter übereinstimmt, damit kein Behälter vergessen wird.

Ist ein Behälter oder eines seiner Elemente zu beschädigt und kann folglich nicht repariert werden, vermerken die Techniker dies und erstellen anschliessend eine Ersatzofferte (Kammer, Deckel etc.).

Selbstverständlich wird der defekte Behälter aussortiert und nicht weiterverwendet.

Um diese ausrangierten Behälter zu ersetzen, erweist sich eine Reserve an leeren oder neuen Behältern als nützlich.

Nach abgeschlossener Wartung übergeben die Techniker der/dem ZSVA/AEMP-Verantwortlichen die Tabelle, in der alle Instand gesetzten Behälter sowie die ausgeführten Aktionen vermerkt sind.

Diese Tabelle ist wie in der GP (Kapitel 7.6.2.) stipuliert zu archivieren.

Fazit

Die Instandhaltung der Behälter ist, wie für alle anderen Ausrüstungsgüter in der Sterilisation auch, verpflichtend.

Die Instandsetzung verläuft nur dann reibungslos verläuft, wenn vorab die notwendigen Überlegungen angestellt, eine sorgfältige Planung ausgearbeitet und die notwendigen Personalressourcen aufgeboten werden.

Eine gute Zusammenarbeit zwischen allen Dienststellen, Technikern und Mitarbeitenden bildet den Schlüssel zum Erfolg.

 

  1. SN EN ISO 11607-1 Definitionen
  2. GP 2016 §7.6.2 Wiederverwendbare Verpackungen
  3. SN EN ISO 11607-1:2019 §11 Bereitzustellende Informationen
  4. GP 2016 §5.6 Material
  5. GP 2016 §7.6.2 Wiederverwendbare Verpackungen
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